Catégories
Enfance et développement

Comment les superviseurs de Helping Hands économisent une journée par semaine de travail avec HiMama Payments

Nom du centre

Garderie Helping Hands

Emplacement

9 emplacements dans la région de Durham et le comté de Peterborough en Ontario, Canada.

Fondé

1989

Capacité

1000+ enfants

Personnel

190

Les défis de l'acceptation des paiements «à l'ancienne»

machine à cartes de crédit

Beaucoup de choses ont changé en ce qui concerne les paiements depuis que la garderie Helping Hands a ouvert ses portes en 1989. À l'époque, pour faire des opérations bancaires, vous deviez en fait aller à la Banque. Payer avec une carte de crédit impliquait de remplir un morceau de papier et d'utiliser une machine encombrante pour faire une empreinte de la carte. Les gens transportaient des chéquiers s'ils ne voulaient pas payer en espèces. Mais pour la plupart, l'argent comptant était le principal mode de paiement que les consommateurs et les entreprises optaient pour.

Au fil des ans, Helping Hands a introduit deux méthodes de paiement plus récentes pour offrir aux parents des moyens plus pratiques de payer les frais de scolarité. L'une des méthodes était les transferts électroniques, qui permettaient les paiements électroniques mais étaient très inefficaces d'un point de vue administratif pour traiter et suivre correctement tous les paiements. L'autre méthode était une machine de débit / crédit au centre, qui obligeait les parents à venir au centre tous les lundis pour effectuer un paiement.

«C'était OK pendant un certain temps», explique Ryan Eickmeier, PDG de Helping Hands, «mais nous avons ensuite réalisé que nos superviseurs s'engageaient une demi-journée tous les lundis pour faire cela, puis consacraient des heures supplémentaires au suivi pour recouvrer les paiements impayés.»

Décider de passer aux paiements en ligne

paiements en ligne himama
Saisie des informations de paiement dans HiMama.

Helping Hands était un client de longue date de HiMama pour ses fonctionnalités de communication avec les parents et de rapports quotidiens, mais a vu une nouvelle opportunité d'offrir encore plus de valeur aux familles et au personnel lorsque son nouveau système de facturation et de paiement a été introduit.

«Quand j'ai lu la fonctionnalité de facturation dans HiMama, les avantages étaient évidents», explique Ryan. «Premièrement, il serait automatisé via une seule plate-forme, et deuxièmement, cela réduirait considérablement les heures des superviseurs qu'ils consacrent à la tâche. J'estime qu'ils économisent au moins un jour par semaine maintenant, car tout est automatisé grâce à un plan de scolarité. "

Désireux de commencer, Helping Hands a travaillé avec l'équipe d'assistance de HiMama pour mettre en œuvre immédiatement les paiements en ligne pour tous leurs emplacements.

Mettre en œuvre un nouveau processus

statuts de paiement dans HiMama
Suivi des statuts de paiement des parents dans HiMama.

Une fois la décision prise d'ajouter des paiements à leur abonnement HiMama, un objectif a été fixé pour que tous les parents effectuent des paiements en ligne. Cela nécessiterait la pleine coopération de nos superviseurs et parents pour contribuer à son succès, dont certains sont très à l'aise avec la technologie et d'autres qui sont moins familiers. Heureusement, toutes les personnes impliquées ont trouvé le système facile à utiliser et sont ravies du temps normalement consacré aux tâches administratives telles que la poursuite des paiements qu'ils vont désormais économiser!

«Ils adorent l'utiliser: c'est simple, c'est intuitif, et les parents comprennent. HiMama remplace 3 ou 4 autres systèmes que nous utilisions, dont certains n'étaient plus pris en charge par l'entreprise qui les a construits et d'autres qui étaient des processus manuels. "

Réception des parents

historique des factures
Historique des factures des parents dans HiMama.

Étant donné que les parents connaissaient déjà HiMama, l'introduction des paiements en ligne était une étape naturelle. Pour préparer la transition, l'équipe Helping Hands a commencé à communiquer le changement à venir un mois avant le lancement. Cela comprenait l'envoi d'une fiche d'information fournie par l'équipe de réussite des clients de HiMama, la mise en place d'affiches dans le centre et leur mention dans leurs communications hebdomadaires.

Au moment du lancement, les parents étaient ravis de profiter de la nouvelle commodité des paiements en ligne afin qu'ils puissent avoir une chose de moins à s'inquiéter pendant leur semaine chargée!


Vous voulez en savoir plus sur la façon dont les paiements peuvent faire gagner du temps à votre personnel et ravir les parents? Cliquez sur le bouton "Démarrer maintenant" en haut de cette page pour obtenir une visite personnalisée de HiMama!

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *