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Enfance et développement

Six raisons et demie d'aller sans papier à votre pépinière

De plus, comme les milieux tentent de s’adapter à «la nouvelle norme», ils s’efforcent d’être aussi hygiéniques que possible dans tous les domaines de l’entreprise. La gestion des données, la génération de rapports et la communication avec les parents sont tous des domaines qui ne doivent pas être compromis; il peut donc être difficile de trouver une nouvelle façon de gérer ces domaines de l'entreprise. Si vous êtes habitué à cette façon de travailler, il est difficile de savoir exactement par où commencer quand il s’agit de s’éloigner du papier – il est difficile de trouver le temps de faire des recherches et, souvent, difficile de savoir par où commencer. Nous examinons bon nombre des questions courantes relatives à la suppression du papier et donnons six bonnes raisons et demie pour lesquelles vous devriez sauter le pas!

1. Revenez à offrir de bons services de garde

Toutes ces minutes consacrées à la mise à jour de différents systèmes et dossiers s’additionnent rapidement, jusqu’à ce que vous ayez passé plusieurs heures par mois à effectuer des tâches qui auraient pu être accomplies en quelques clics sur un bouton. La mise à jour des données de cette manière est un processus long et manuel, ouvert aux erreurs qui peuvent facilement prendre 2 jours. De nombreuses pépinières indiquent qu’elles économiser des jours de temps de travail chaque mois avec la capacité de facturation du logiciel de gestion de pépinière seul. Un système qui vous permet de produire des factures d'aspect professionnel en cliquant sur quelques boutons peut vous faire économiser ces 2 jours, soit 24 jours, ou un mois entier de travail, chaque année! Cela vaut à lui seul l'investissement pour la plupart des entreprises de garde d'enfants.

Un bon logiciel de pépinière limitera le temps consacré à l'administration, en réduisant le nombre d'étapes nécessaires pour effectuer quelque chose comme changer un modèle de réservation. Lorsque vous mettez à jour une partie du système, toutes les autres zones sont également mises à jour automatiquement dans le cadre du processus.

2. Gardez toutes vos données en sécurité en les stockant «dans le cloud»

Les documents papier ne sont pas aussi sûrs que vous le pensez. Ils peuvent être perdus, volés ou même renverser une tasse de café! Si le pire devait arriver, comme une pépinière endommagée par les inondations, les jouets peuvent être remplacés. Cependant, les données relatives aux enfants et aux familles que vous avez travaillé dur pour construire au fil des ans peuvent être perdues à jamais.

L'utilisation d'un logiciel signifie que toutes vos données peuvent être stockées en ligne et accessibles en toute sécurité par vous, même si votre ordinateur est endommagé ou volé. Le logiciel de gestion sécurisée des pépinières est construit sur des plateformes similaires aux services bancaires en ligne et vous pourrez même verrouiller certaines zones afin qu'elles ne soient visibles que par certains membres du personnel.

3. Faites votre part pour l'environnement

Pensez à toutes les factures, registres et lettres que vous n'aurez plus besoin d'imprimer sur papier! Non seulement cela permettra d’économiser de l’argent pour votre entreprise, mais aussi pour l’environnement.

Bien que la principale préoccupation de tout parent soit la qualité des services de garde qu’il recevra, les titres de compétences écologiques peuvent donner à votre crèche un avantage sur vos concurrents. De plus, vous pourrez améliorer l'environnement de travail du personnel, car vous pourrez dégager les étagères et réduire le nombre de classeurs dans votre bureau.

4. Renforcez votre partenariat avec les parents

Le logiciel de crèche devrait faire plus que simplement vous faciliter la vie, il devrait activement améliorer le service que vous offrez aux parents. Pour commencer, votre système devrait fournir des factures d'aspect professionnel et vous permettre d'envoyer des lettres à tout groupe de parents dont vous avez besoin. Il devrait être possible de les imprimer ou de les envoyer par e-mail, en fonction des préférences de chaque parent. De nombreux systèmes peuvent également être liés à un portail parent sécurisé en ligne, leur permettant de voir une version en lecture seule des données de leur enfant. Cela signifie que les parents peuvent vérifier que toutes les informations importantes relatives à leur enfant (comme les coordonnées, les allergies et les médicaments) sont correctes.

Mais plus que cela, les parents aiment savoir comment leurs enfants vont à la crèche. De grands systèmes vous permettront de renforcer cette connexion en enregistrant les activités pendant la journée, ainsi que les heures de repas et les changements de couches, et en les enregistrant contre les enfants qui ont participé. Certains systèmes proposent une application que vous pouvez télécharger et afficher ces informations clés, ainsi que des photos et des vidéos. Vous pouvez ensuite envoyer un rapport quotidien aux parents à la fin de chaque journée, qu'ils parcourent à leur guise et partagent avec la famille et les amis.

5. Économisez de l'argent pour votre environnement

À première vue, investir dans un logiciel de pépinière lorsque l'argent est serré semble être une option qui ne vaut pas la peine d'être prise et la préférence serait de s'en tenir à une administration sur papier. La plupart des systèmes nécessitent des frais d'installation initiaux, ainsi que des frais d'abonnement. Cependant, lorsque vous regardez les économies que vous pouvez réaliser, la valeur de cet investissement devient rapidement claire. Un système basé sur le Web vous permet de conserver des dossiers sur les enfants, le personnel et les fournisseurs, et d'envoyer des factures par e-mail au lieu de papier. Vous pourrez également utiliser cet espace supplémentaire dans votre bureau sans tous ces dossiers et classeurs.

Un flux de trésorerie réussi est la clé du fonctionnement d'une pépinière florissante, et c'est là que l'investissement dans un logiciel de pépinière de qualité commence vraiment à porter ses fruits. En capturant simplement tout ce qui est livré et en le facturant avec précision, de nombreux paramètres signalent une augmentation de 5 à 7% du chiffre d'affaires. Ajoutez à cela une solution complète de suivi de la dette et les économies commencent vraiment à s'accumuler! Les meilleurs systèmes ont même la possibilité d'ajouter automatiquement des frais de retard, ce qui encourage les paiements en temps opportun et signifie moins de ces conversations gênantes avec les parents.

6. Rejoignez les personnes qui comptent

Dans le passé, les gouttes de dépliants et les affiches ont été idéales pour susciter l'intérêt pour votre pépinière. De nos jours, cependant, la plupart des gens commencent leur recherche d'entreprises locales en ligne. Économisez sur le coût du papier en créant un site Web simple, avec des informations bien écrites sur votre pépinière et des images vibrantes. Au lieu de dépenser de l'argent dans la publicité qui atteindra les personnes qui ne recherchent pas de services de garde d'enfants, vous ne vous présenterez qu'à ceux qui ont un véritable intérêt – c'est un gagnant-gagnant!

N'oubliez pas… .Le véritable avantage de l'utilisation d'un logiciel de pépinière est le don de temps. Dépenser un seul jour par semaine pour l'administration équivaut à bien plus de 2 mois de l'année gaspillés en activités non productives. Pensez simplement à ce que vous pourriez accomplir en récupérant toutes ces heures supplémentaires et en passant tout ce temps supplémentaire à faire les choses que vous aimez; soigner les enfants à votre charge!

Découvrez comment Logiciel de gestion de pépinière de Parenta peut vraiment changer la façon dont vous gérez votre environnement – vous aidant à gagner plus d'heures pendant la semaine pour enrichir les possibilités d'apprentissage des enfants.

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